ผู้เขียนเล่าว่าเขาเคยทำงานหนักและต้องสูญเสียเวลาบางอย่างไป เช่น ไม่ได้ไปดูหนัง กินข้าว พักผ่อน เป็นเพราะเขาสรุปไม่เป็น ผู้เขียนเล่าว่าเทคนิคของการสรุปอยู่ตรงนี้จะทำให้คุณประหยัดเวลาเรียนรู้ได้กว่า 20,000 ชั่วโมง

เคยสงสัยไหมครับเวลาหุงข้าวทำไมถึงแตกต่างกัน บางทีเราได้ข้าวแฉะ แห้ง หรือ ไหม้แทน หนังสือ Dorema Oshiete Kurenai Koku sukiru ได้นิยามว่า ทักษะ = กระบวนการ x เทคนิค

กระบวนการ = ลำดับขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นมาตรฐาน เช่น ตักข้าว ซาวข้าว เติมน้ำ และหุง

เทคนิค คือ วิธีการเล็กน้อยๆ ที่เพิ่มคุณภาพงานในแต่ละกระบวนการให้ดียิ่งขึ้น เช่น ปาดขอบข้าวให้พอดีกับถ้วยตวง เวลาซาวข้าวอย่าขยำแรง ล้างน้ำสองครั้ง เวลาเติมน้ำให้ระดับน้ำอยู่สูงกว่าข้าว 2/3 เวลาหุงข้าวสุกแล้วทิ้งอีก 5 นาทีแล้วค่อยเปิด 

กระบวนการที่ดีช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นมาตรฐาน เทคนิคที่ดีช่วยสร้างความแตกต่างของผลลัพธ์ การทำรายงานสรุปก็เช่นกัน ต้องมีกระบวนการและเทคนิคที่ดี กระบวนการสรุปรายงานด้วยกระดาษ 1 ใบประกอบไปด้วย 3 กระบวนการหลัก คือ

  1. ภาพใหญ่ -> เข้าใจผู้รับสารว่าต้องการอะไร
  2. ใส่กรอบครอบหัวข้อ -> จัดลำดับการเล่าให้เข้าใจง่าย
  3. ร้องอ๋อใน 3 วินาที -> นำเสนอด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย
  1. ภาพใหญ่

1.1 เขียนให้ใคร รู้ว่าใครคือผู้อ่าน

1.2 ใส่ใจชื่อ  พูดอย่างไรให้เข้าใจประเด็น

1.3 ยึดถือประโยคสำคัญ เขาอยากได้ยินอะไร

1.1 ภาพใหญ่เขียนให้ใคร โดยปกติเราจะสื่อสารให้คนสามกลุ่ม ได้แก่ ผู้อนุมัติ ผู้สนับสนุน และผู้ใช้งาน  

  • ผู้สนับสนุน – เวลาผมจะไปเที่ยวญี่ปุ่น ผมก็ต้องฝากงานให้กับเพื่อนร่วมงานให้ช่วยทำแทน คนนั้นก็คือผู้สนับสนุน กลุ่มนี้จะอยากรู้ข้อมูลที่จำเป็นต่องานที่ตัวเองควรทำเพื่อให้เป้าหมายหลักสำเร็จ
  • ผู้อนุมัติ – ต้องขออนุญาตคุณแม่ให้ไป กลุ่มนี้อยากรู้ทุกเรื่องเพื่อการตัดสินใจ เช่น ต้องใช้เงินเท่าไหร่ ไปเมืองไหน ไปกับใคร
  • ผู้ใช้งาน – คราวนี้ผมต้องบอกให้พี่น้องว่าจะไปญี่ปุ่นกันแล้วนะ พวกน้องๆ ก็จะไปเคลียร์งานของตนเอง เช่น จัดกระเป๋า ทำการบ้านให้เสร็จ กลุ่มนี้แค่อยากรู้ข้อมูลทั่วๆ ไปเพื่อนำไปจัดการตนเอง

ถ้าเราเปรียบกับบริษัทจะพบว่า กลุ่มสนับสนุนคือ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล เขาแค่รับทราบเรื่องว่าเราจะเดินทาง กลุ่มสนับสนุน เช่น กลุ่มฝ่ายจัดซื้อ กลุ่มนี้ไม่มีอำนาจห้ามเราทำบางอย่าง Output ของเขาก็คือ input ของเรา ดังเช่น ใบรับรองจากฝ่ายบุคคล หรือ ตั๋วเครื่องบิน ส่วนสุดท้ายผู้อนุมัติ งานนั้นๆ จะเดินต่อไม่ได้หากคนเหล่านี้ไม่อนุมัติ ได้แก่ เอกสารขออนุมัติงบประมาณ 

1.2 ใส่ใจชื่อ ก็คือ ชื่อของเอกสารที่ดีต้องมี 

  • Keyword คำสำคัญของเอกสาร ถ้าคำชัดเท่าไหร่ โอกาสที่ผู้รับสารจะเข้าใจและจดจำเนื้อหาได้ยิ่งมากขึ้น
  • Period ช่วงกรอบเวลาของเอกสาร ช่วยบอกว่าเอกสารนี้ควรนำมาอ้างอิงหรือไม่ บางเอกสารมีวันหมดอายุ 
  • เขียนโดยใครและใครอนุมัติ เราสามารถนำไปอ้างอิงได้และรู้ที่มาที่ไป

1.3 ยึดถือประโยคสำคัญ การสรุปรายงานที่ดีเริ่มต้นด้วยให้เขาได้ฟังประโยชน์ที่เขาจะได้รับจากเรื่องที่เราเล่า คราวนี้เราคงสงสัยว่าผู้รับสารเขาอยากฟังอะไร เช่น ถ้าเป็น user ทั่วไปเวลาเขาอ่านเอกสารเราลดลงหรือไหม หรือถ้าเป็นผู้สนับสนุนที่รับงานของเราจะง่ายขึ้นไหม ความขัดแย้งลดลงหรือเปล่า หรือคนที่พิจารณาตัดสิน เขาคงอยากได้ยินว่าสร้างยอดขายเท่าไหร่ กำไรเพิ่มเท่าไหร่

  1. สรุปเรื่องให้มีตรรกะด้วยใส่กรอบครอบหัวข้อ

2.1 ตีห้องแบ่งกรอบ สร้างเนื้อหาในการสรุปด้วยการแบ่งประเด็นตามหัวข้อย่อย จำนวนหัวข้อที่เหมาะสมสำหรับกระดาษขนาด A4 คือ 3-5 ข้อ ขนาด A3 คือ 5-9 ข้อ 

2.2 หัวเรื่อง หัวข้อ ข้อมูล ทุกอย่างต้องสมดุลและสัมพันธ์กัน หัวเรื่องควรสัมพันธ์กับหัวข้อย่อย ในแต่ละหัวข้อย่อยควรใช้พื้่นที่เท่าที่จำเป็นเท่านั้นเพื่อเปิดพื้นที่ให้กับหัวข้ออื่นๆ

2.3 ตีห้องแบ่งกรอบ เกื้อหนุนตามลำดับ โดยการจัดลำดับการเล่าให้เหมาะสมกับเนื้อหาและเวลาของผู้รับสาร วิธีจัดลำดับมีสามแบบคือ

  • ทุกหัวข้อสำคัญเท่ากันหมด เช่น เรื่องเล่า ข่าวประชาสัมพันธ์ทั่วไป
  • ขึ้นต้นด้วยบทสรุป เหมาะกับงานที่เนื้อหาเยอะ เช่น งานวิจัย จึงต้องมีบทสรุปผู้บริหารขึ้นมาก่อน
  • บทสรุปอยู่ตอนท้าย เหมาะกับงานเนื้อหาไม่มาก ผู้รับสารมีเวลาและต้องการเข้าใจรายละเอียดทุกแง่มุม

เวลาเราทำกรอบจะต้องพิจารณาจากธรรมชาติของการอ่านหนังสือของคนคือ บนลงล่างและซ้ายไปขวา ซึ่งถ้าเราแบ่งหน้ากระดาษ A4 ซ้ายขวาก็จะคล้าย ท. 

  1. ร้องอ๋อภายในสามวินาที

3.1 มองก่อนเห็น คือ ใช้หลักคือ มอง เห็น แล้วเข้าใจ โดยการแปลงคำพูดให้เป็นภาพ และมีคำอธิบายใต้ภาพซึ่งไม่ยาวมากอาจจะเป็น bullet point ก็ได้

3.2 เปลี่ยนงงเป็นง่าย 

  • เปลี่ยนวิธีนำเสนอแบบพื้นบ้านให้เป็นสากล เช่น เปลี่ยนภาษาญี่ปุ่นให้เป็นอังกฤษ หรือใช้สัญลักษณ์สากล
  • เปลี่ยนความรู้สึกให้วัดได้ด้วยตัวเลข เช่น ยอดขายแย่ เป็น ยอดขายลดลง 30%
  • เปลี่ยนตัวอักษรให้เป็นแผนภูมิหรือตาราง เพราะแผนภูมิหรือตารางจะน่าอ่านและเข้าใจง่ายกว่า
  • เปลี่ยนไม่เป็นระเบียบให้เป็นระเบียบ เช่นข้อมูลเยอะเข้าใจยากให้เป็นชุดข้อมูล Bullet point
  • เปลี่ยนแน่น/หลวมไปให้พอดี จำนวนคำที่เหมาะสมไม่แน่นไม่หลวมคือ 150-300 คำ  
  • เปลี่ยนตัวอักษรที่หลายหลายให้เหมาะสม ไม่ควรมี font type เกิน 2 ประเภท

จะสร้างนวัตกรรองค์กรกระดาษหนึ่งใบได้อย่างไร

  1. สนุก เห็นประโยชน์ของการทำ
  2. ทำได้ สามารถสรุปรายงานได้ด้วยตัวเอง
  3. ได้รับความร่วมมือจากคนในองค์กร
  4. มีคนทำได้เยอะๆ
  5. มีรางวัล ทางอ้อมคือของรางวัล ทางตรงคือการเลื่อนตำแหน่ง
  6. มีระบบจัดการที่ดี เช่นระบบเก็บข้อมูลบนคลาวด์